Dalam proses penyidikan, penyidik dapat melakukan penyitaan terhadap benda yang berkaitan dengan tindak pidana dan diperlukan untuk kepentingan pembuktian. Namun, bagaimana apabila benda yang diperlukan merupakan minuta akta yang berada dalam penyimpanan notaris?

Minuta akta memiliki kedudukan khusus karena merupakan asli akta yang memuat tanda tangan para penghadap, saksi, Notaris serta menjadi bagian dari protokol notaris. Protokol Notaris merupakan arsip negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh Notaris. Selain itu, Notaris berkewajiban menjaga kerahasiaan segala sesuatu mengenai akta yang dibuatnya, kecuali undang-undang menentukan lain.

Karena itu, pengambilan atau penyitaan minuta akta untuk kepentingan proses pidana harus dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum acara pidana dan ketentuan khusus mengenai jabatan Notaris.

Penyitaan Minuta Akta dalam Hukum Acara Pidana

Sejak 2 Januari 2026, hukum acara pidana Indonesia diatur berdasarkan UU Nomor 20 Tahun 2025 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Acara Pidana (KUHAP). Berdasarkan Pasal 123 ayat (1) UU 20/2025, benda yang dapat disita antara lain benda yang diduga diperoleh dari tindak pidana, digunakan untuk melakukan atau mempersiapkan tindak pidana, digunakan untuk menghalangi penyidikan, dibuat khusus untuk melakukan tindak pidana, tercipta dari tindak pidana, atau diduga merupakan hasil tindak pidana yang pemiliknya tidak diketahui.

Dengan demikian, minuta akta tidak otomatis dapat disita hanya karena berada dalam penyimpanan Notaris. Harus terdapat hubungan antara minuta akta tersebut dengan tindak pidana dan kepentingan pembuktian.

Selain itu, terhadap surat atau tulisan yang berada pada pejabat atau pihak yang memiliki kewajiban merahasiakannya berdasarkan undang-undang, berlaku ketentuan khusus mengenai pengambilannya. Dalam kondisi demikian, penyitaan pada prinsipnya memerlukan persetujuan pihak yang berkewajiban merahasiakan atau izin khusus dari Ketua Pengadilan Negeri setempat, kecuali undang-undang menentukan lain.

Peran Majelis Kehormatan Notaris

Tidak hanya ketentuan KUHAP, penyidik juga perlu memperhatikan mekanisme yang berlaku terhadap Notaris melalui Majelis Kehormatan Notaris (MKN). 

MKN memiliki kkewenangan untuk memberikan persetujuan atau penolakan terhadap kepentingan penyidikan dan proses peradilan yang berkaitan dengan pengambilan fotokopi minuta akta dan pemanggilan Notaris untuk hadir dalam pemeriksaan yang berkaitan dengan akta atau protokol Notaris yang berada dalam penyimpanannya. 

Permohonan dari penyidik diajukan kepada Ketua MKN Wilayah sesuai dengan wilayah kerja Notaris. Permohonan tersebut harus disampaikan secara tertulis dan sekurang-kurangnya memuat:

• Nama dan alamat kantor Notaris;

• Nomor akta dan/atau surat yang didekatkan pada minuta akta atau protokol Notaris; dan

• Pokok perkara yang disangkakan.

MKN Wilayah wajib memberikan persetujuan atau penolakan paling lama 30 hari kerja sejak permohonan diterima. Apabila tidak memberikan jawaban dalam jangka waktu tersebut, permohonan dianggap diterima. 

Kapan Minuta Akta Dapat Diambil?

Pengambilan fotokopi minuta akta dan/atau surat yang dilekatkan pada minuta akta atau protokol Notaris dapat dilakukan apabila terdapat keadaan tertentu, antara lain:

1. Terdapat dugaan tindak pidana yang berkaitan dengan minuta akta;

2. Belum lewat daluwarsa penuntutan pidana;

3. Terdapat penyangkalan keabsahan tanda tangan;

4. Terdapat dugaan pengurangan atau penambahan terhadap minuta akta; atau

5. Terdapat dugaan Notaris melakukan pemunduran tanggal (antidadum).

Apabila MKN memberikan persetujuan, Notaris wajib memberikan fotokopi minuta akta dan/atau surat yang diperlukan. Penyerahan tersebut dituangkan dalam berita acara penyerahan yang ditandatangani oleh Notaris dan penyidik serta disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi. 

Pengambilan Fotokopi Tidak Sama dengan Penyitaan 

Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa pengambilan fotokopi minuta akta dan penyitaan merupakan suatu tindakan yang berbeda.

Persetujuan MKN berkaitan dengan mekanisme pengambilan fotokopi minuta akta dan/atau pemanggilan Notaris. Sementara itu, penyitaan merupakan upaya paksa dalam hukum acara pidana yang tunduk pada ketentuan KUHAP. 

Dengan demikian, persetujuan MKN tidak dengan sendirinya menggantikan persyaratan penyitaan berdasarkan KUHAP. Apabila penyidik bermaksud melakukan penyitaan, seluruh persyaratan penyitaan berdasarkan hukum acara pidana tetap harus dipenuhi.

Kesimpulan

Minuta akta Notaris dapat diperlukan sebagai alat bukti dalam proses penyidikan. Namun, kedudukannya sebagai bagian dari protokol Notaris dan adanya kewajiban menjaga kerahasiaan menyebabkan pengambilan maupun penyitaannya tidak dapat dilakukan secara sembarangan. 

Dalam praktiknya, penyidik perlu memperhatikan dua aspek utama, yaitu ketentuan penyitaan berdasarkan UU Nomor 20 Tahun 2025 tentang KUHAP dan mekanisme persetujuan Majelis Kehormatan Notaris Wilayah. 

Oleh karena itu, sebelum mengambil atau menyita minuta akta, perlu dipastikan dasar hukum tindakan, keterkaitan minuta akta dengan tindak pidana, prosedur MKN, serta persyaratan izin pengadilan yang berlaku. Pemenuhan prosedur tersebut diperlukan agar proses penyidikan tetap tanpa berjalan tanpa mengabaikan perlindungan hukum terhadap Notaris dan Protokol Notaris.